Ellun Kanojen Whistleblowing-kanava
Edistääksemme avointa, läpinäkyvää ja turvallista toimintakulttuuria, olemme ottaneet käyttöön väärinkäytösepäilyjen ilmoituskanavan. Väärinkäytösepäilyjen ilmoituskanavan käyttöönotto perustuu ilmoittajansuojelulakiin ja Euroopan unionin ilmoittajansuojeludirektiiviin.
Whistleblowing-kanava tarjoaa luottamuksellisen kanavan tuoda sisäisen tutkinnan kohteeksi epäilyksen mahdollisesta väärinkäytöksestä tai toimintaperiaatteiden rikkomisesta. Ilmoituksen voi tehdä nimettömästi.
Ensisijaisesti oma huoli tai epäilys on hyvä ottaa asia puheeksi oman esihenkilön, johdon tai oman yhteyshenkilön kanssa. Jos keskustelu ei tunnu hyvältä vaihtoehdolta tai se ei toimi, voi aina käyttää tätä kanavaa asiasta ilmoittamiseen. Whistleblowing-kanava ontoteutettu siten, että ilmoittajaa ei voida tunnistaa, mikäli haluat tehdä ilmoituksen nimettömänä.
Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti ja ilmoituksen tekijän sekä kohteen yksityisyyttä suojaten. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain (1050/2018) mukaisia velvoitteita.
Ilmoituksen voi tehdä jo epäilyksen perusteella ja ilman varsinaisia todisteita, kunhan sen tekee rehellisesti ja hyvässä tarkoituksessa. Whistleblowing-kanavaan tulleita ilmoituksia käsittelevät Ellun Kanojen HR-asioista vastaavat henkilöt, he käynnistävät tarvittavat selvitykset.
Käsittely on luottamuksellista. Luottamuksellisuus pätee myös silloin, kun ilmoittaja itse tuo henkilöllisyytensä esiin.
Jos ilmoitus koskee yhtä käsittelijöistä, hän ei osallistu tapauksen käsittelyyn ja tutkintaan.
Vastaanoton jälkeen kuittaamme ilmoituksesi vastaanotetuksi 7 päivän kuluessa. Tarpeen mukaan pyydämme sinulta lisätietoja tutkinnan aikana. Myös tämä vaihe tapahtuu kanavan kautta, luottamuksellisesti ja anonyymisti. Tutkinnan lopputuloksesta kerromme sinulle kanavan kautta 3 kk kuluessa ilmoituksen jättämisestä.
Ilmoituksen tekemisen lopuksi saat henkilökohtaisen koodin, jolla voit seurata ilmoituksen etenemistä.
Jos olet tehnyt ilmoituksen ja hukkaat tapauskohtaisen koodin, pyydämme sinua tekemään uuden ilmoituksen, jossa viittaat alkuperäiseen ilmoitukseesi. Näin tutkintaa pystytään jatkamaan yhteistyössä kanssasi.
Ilmoittamaan pääset täältä.
Whistleblowing-ilmoituskanavan tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Ellun Kanat Oy (y-tunnus: 2201275-8) [myöhemmin ”Rekisterinpitäjä”]
Osoite: Käenkuja 3a, 00500 Helsinki
Puhelin: +358 45 878 6557.
Sähköposti: tietosuoja@ellunkanat.fi
Yhteyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa:
Saara Luhtanen, saara.luhtanen@ellunkanat.fi
2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta
Whistleblowing-ilmoituskanavan avulla vastaanotamme ja käsittelemme ilmoituksia mahdollisista väärinkäytösepäilyistä tai epäasiallisesta toiminnasta. Henkilötietojen käsittely perustuu Euroopan unionin ilmoittajansuojeludirektiiviin (whistleblowing-direktiivi) ja kansalliseen ilmoittajansuojelulakiin, jotka ovat olleet voimassa 1.1.2023 alkaen. Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen ja oikeutetun edun perusteella.
Ilmoitus Whistleblowing-ilmoituskanavaan voidaan tehdä anonyyminä tai omalla nimellä.
3. Mitä tietotyyppejä Whistleblowing-ilmoituskanavan yhteydessä voidaan käsitellä?
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:
Ilmoittajan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero. Ilmoitus voidaan tehdä myös anonyymisti. Ilmoituksen tiedot, kuten kohteen nimi, tiedot lain vastaiseen toimintaan liittyen (ml. paikka ja aika), todistajan tiedot Ilmoituksen tekemiseen ja käsittelyyn sekä viesteihin liittyvät tiedot (ml. ilmoituksen koodi ja status) Mahdolliset ilmoittajan itsensä antamat muut tiedot.
Lisäksi tietoja tallentuu kanavan kautta tulevien ilmoitusten käsittelijöistä, kuten nimi, tehtävänimike, sähköpostiosoite, käyttäjätunnukset järjestelmään, lokitiedot järjestelmän käytöstä.
4. Mistä lähteistä keräämme tietojasi?
Ensisijaisesti tiedot kerätään ilmoituksentekijältä itseltään. Lisäksi tietoja saadaan väärinkäytösilmoitusten käsittelyprosessista ja muista laillisista lähteistä.
5. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja luovutetaanko niitä kolmansille osapuolille?
Ilmoitusten käsittelyyn erikseen nimetty riippumaton tiimi vastaanottaa ja käsittelee ilmoitukset. Henkilötietoihin pääsy on rajoitettu vain niihin henkilöihin, joilla on tarve käsitellä tietoja ilmoituksen asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi. Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, kuten viranomaisille, kun se on välttämätöntä ilmoituksen asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.
6. Siirrämmekö Henkilötietojasi EU-alueen ulkopuolelle?
Saatamme palveluja tarjotessamme käyttää eri puolilla maailmaa sijaitsevia resursseja ja palvelimia. Saatamme siten siirtää Henkilötietojasi palvelujen käyttömaan ulkopuolelle ja mahdollisesti myös EU-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden tietosuojalainsäädäntö on erilainen.
Näissä tapauksissa varmistamme, että Henkilötietojen siirrolle on olemassa oikeusperusta ja että Henkilötietosi suojataan esimerkiksi käyttämällä (tarvittaessa) asianmukaisten viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja käsittelijäsopimuksia sekä edellyttämällä Henkilötietojen vastaanottajalta asianmukaisten teknisten ja muiden tietosuojatoimien noudattamista.
7. Kuinka kauan käsittelemme Henkilötietojasi?
Henkilötietoja säilytetään ilmoituskanavassa enintään yksi vuosi viimeisestä aktiivisesta tapahtumasta lukien. Muut tiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua ilmoituksen käsittelyn aloittamisesta, ellei säilyttämiselle ole lakisääteistä perustetta.
8. Miten voit käyttää Henkilötietoihisi liittyviä oikeuksiasi?
Rekisteröitynä sinulla on erityyppisiä mahdollisuuksia vaikuttaa Henkilötietojesi käsittelyyn. Pääsääntöisesti toteutamme pyyntösi kuukauden sisällä. Pyydämme ottamaan yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 annettuihin yhteystietoihin oikeuksiesi käyttämiseen liittyen. Sinulle kuuluvia oikeuksia ovat (oikeuksien laajuus riippuu siitä, mihin käsittelyperusteeseen henkilötietojesi käsittely pohjautuu eli kaikki alla olevat oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa käytettävissäsi):
a. Oikeus saada pääsy Henkilötietoihin, joita sinusta on kerätty. Käytännössä tämä toteutuu niin, että asianmukaisen ja tunnistetun pyyntösi perusteella toimitamme sinulle raportin Henkilötiedoista, joita sinusta on yksilöimääsi henkilörekisteriin kerätty.
b. Oikeus pyytää sinusta kerättyjen Henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Mikäli huomaat Henkilötiedoissasi virheitä tai puutteita, voit tehdä meille oikaisupyynnön.
c. Oikeus pyytää sinusta kerättyjen Henkilötietojen poistamista. Meillä on velvollisuus poistaa pyytämäsi Henkilötiedot henkilörekisteristämme, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy, eikä muusta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä aiheudu tietojen säilyttämisvelvollisuutta:
1. Henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin;
2. peruutat antamasi suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
3. vastustat käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyen eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
4. Henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti; tai
5. Henkilötietosi on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai Suomen lainsäädäntöön perustuvan Rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
d. Oikeus pyytää sinusta kerättyjen Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Voit pyytää meitä rajoittamaan Henkilötietojesi käsittelyä, mikäli:
1. kiistät meillä olevien Henkilötietojesi paikkansapitävyyden;
2. käsittely on lainvastaista ja vaadit poistamisen sijaan käytön rajoittamista;
3. emme enää tarvitse kyseisiä Henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
4. olet vastustanut Henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö oikeutetut perusteemme sinun perusteesi.
e. Oikeus vastustaa sinua koskevien Henkilötietojen käsittelyä. Mikäli käsittelemme tietojasi oikeutetun edun perusteella, on sinulla oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa sinua koskevien Henkilötietojen käsittelyä. Kaikilla tämän tietosuojaselosteen kattamissa rekistereissä olevilla on oikeus vastustaa Henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.
f. Oikeus siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen. Jos Henkilötietojesi automaattinen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, on sinulla oikeus saada meille itsestäsi toimittamat Henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle Rekisterinpitäjälle.
g. Oikeus peruuttaa suostumus. Mikäli kaikkia tai osaa Henkilötiedoistasi käsitellään tämän tietosuojaselosteen kattamissa rekistereissä antamaasi suostumukseen perustuen, on sinulla oikeus peruuttaa antamasi suostumus.
h. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Mikäli mahdollista erimielisyyttä Henkilötietojesi käsittelyyn liittyen ei saada sovinnollisesti ratkaistua sinun ja meidän välillä, on sinulla oikeus viedä asia tietosuojaviranomaisen ratkaistavaksi.
9. Minkä maan lainsäädäntöä Henkilötietojesi käsittelyyn sovelletaan?
Me olemme suomalainen yhtiö. Tämän tietosuojaselosteen kattamiin henkilörekistereihin ja niihin sisältyvien Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.
10. Miten voimme päivittää tätä tietosuojaselostettamme?
Kehitämme liiketoimintaamme jatkuvasti ja se saattaa tarkoittaa myös Henkilötietojen käsittelyyn liittyviä muutoksia. Päivitämme tarvittaessa tietosuojaselosteen vastaamaan muuttuneita toimintatapoja. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteemme sisältöön säännöllisesti. Tiedotamme verkkosivuillamme tietosuojaselosteen päivittämisestä. Tätä tietosuojaselostetta on päivitetty viimeksi 22.11.2023.
