Strategiatyössä tärkeintä on ongelmien rakastaminen

Ellun Kanojen vuoden 2022 innostavin uusi konsepti on valittu. Liiketoimintajohtaja Ville Wahlbergin mukaan se on strategiatyön ja palvelumuotoilun opit yhdistävä uusi konsultointimalli. Mallin erityiset vahvuudet liittyvät toimintaympäristön analyysiin ja yhteisen ymmärryksen luomiseen keskustelevalla prosessilla. Toiselle sijalle Kanalan konseptikisassa ylsi fraktioanalyysi, jonka avulla autamme asiakkaita ymmärtämään puolueiden sisäistä dynamiikkaa. 

Kiinnostavimmat asiat syntyvät usein uusista yhdistelmistä ja näkökulmien vaihdoksista. Juuri tämän äärelle pysähdyin kun mietin viime vuoden saldoa. Sain vuoden aikana olla mukana monissa inspiroivissa tuotekehityshankkeissa.

Alkuvuodesta syntyi jo aiemmin hehkutettu, puolueiden syvään ymmärrykseen perustuva, fraktioanalyysi, mutta lopulta kaikista uusista konsepteista inspiroivimmaksi muodostui uusi strategiakonsultoinnin metodimme. Tässä konseptissa yhdistimme muotoiluoppeja Playing to win –strategiaviitekehykseen.

Ensimmäinen kokonaisvaltaisesti uudella mallilla toteutettu strategiaprojekti tehtiin Rauman Satama Oy:n kanssa. Mallin prototyyppiä oli testattu akateemisessa ympäristössä suuren kansainvälisen yhtiön kanssa. Luottamukselliseksi luokiteltu projekti keskittyi digitaalisten palveluiden strategiaan EMEA-alueella. Prototyypi-case ylitti kaikki odotukset niin akateemisesti kuin liiketoiminnallisesti.

Kuuntele podcast-jaksomme aiheesta:

Ellun Kanojen liiketoimintajohtajat Ville Wahlberg (ent. Tuominen) ja Marjaana Toiminen arvioivat Muutosloikka-podcastissa, mikä teki juuri Rauman Satama Oy:n strategiaprosessista onnistuneen. Mukana myös Rauman Satama Oy:n toimitusjohtaja Janne Virta.

Toimintaympäristön analyysi auttaa strategiatyösssä

Ellun Kanojen työkalupakkiin päätyneessä versiossa lisättiin prosessin modulaarisuutta ja yhteiskunnallisen analyysin osuutta. Modulaarisuus paransi mahdollisuuksia tarkentaa työn laajuutta matkan varrella. Yhteiskunnallisen analyysin vahvistaminen oli vastaus muutokseen, joka toi politiikan jokaisen yrityksen toimintaympäristön kannalta aiempaa relevantimmaksi. 

Mallimme perustuu ratkaisulle, jossa ensin tehdään joukko analyysejä ja vasta sitten päätetään yhdessä asiakkaan kanssa, kuinka laajasti nykyistä strategiaa lähdetään uudistamaan. Rauman Sataman kanssa tosin tunnistimme jo aivan alussa, että oli tarve lähteä laajemmasta uudistuksesta.

Logistiikkaliiketoiminnan toimintaympäristö muuttuu nyt poikkeuksellisen nopeasti. Niin globaalit kuin lähialueidenkin muutokset haastavat satamia muutoksiin. Geopolitiikan muutokset, Venäjän hyökkäyssota, ilmastokriisin lähestyminen, teknologiset edistysaskeleet ja työvoiman odotusten muutokset ravistelevat alaa voimakkaasti.

Analyyseistä yksi keskeisimmistä on toimintaympäristön analyysi PESTE-viitekehystä tai sen laajennuksia hyödyntäen. Analyysissä hyödynnämme myös yhteistä pohjaa ennakoinnin ammattilaistemme Tulevaisuustutka -tuotteen kanssa. 

Tulevaisuustutka on Ellun Kanojen kesällä 2022 julkaisema strategisen ennakoinnin palvelu, jossa muutosvoimien pohjalta luodaan erilaisia mahdollisia tulevaisuusskenaarioita organisaation päätöksenteon tueksi. On ollut ilo kuulla kuinka vuolaasti asiakkaamme ovat kehuneet analyytikkojemme työtä syksyn aikana. 

Opettele rakastamaan ongelmia

Rauman Sataman kanssa lähdettiin hakemaan kasvustrategiaa, joka vahvistaa sataman strategista roolia aiempaa epävarmemmassa ajassa. Prosessin ytimessä ovat monipuoliset analyysit, joiden pohjalta tunnistetaan muutostarpeet.

Rauman Sataman toimitusjohtaja Janne Virta on yksi tyytyväisistä:

”Osallistimme strategiatyöhön koko henkilöstömme, oli ilo huomata miten PESTEL-analyysin avulla kaikille muodostui selkeä ja yhteinen näkemys toimintaympäristömme muutosvoimista. Pääsimme siten aloittamaan strategisen kehittämisen jo heti ensimmäisen työpajan jälkeen. Sain myös huomattavan paljon positiivista palautetta analyysista sidosryhmiltämme, joita osallistimme myös itse strategiatyöhön.”

Toinen uudistunut kohta on näiden analyysien pohjalta käytävien keskustelujen fasilitointi. Monilla meistä on luontaista taipumusta rynnätä heti ratkaisuihin. Tässä mallissa päätimme kuitenkin ottaa oppia muotoilijoilta ja opetella rakastamaan ongelmia. Ongelman rakastamisella tarkoitan sitä, että kieltäydytään syöksymästä ratkaisuihin liian aikaisin, eli tutkitaan, ihmetellään ja ymmärretään ongelmat syvällisesti ensin. 

Muotoilijoilta opituista asioista tärkeimmät lienevät asiakaslähtöisyys, nopeiden/ilmeisten ratkaisuiden välttely ja ideoiden haastaminen. Yksi paljon käytetyistä muotoilun metodeista on palvelumuotoiluksi usein kääntyvä Design Thinking -metodi. Design Thinking:ssä käytetään usein tuplatimantiksi kutsuttua metodia, jossa ensin keskitytään ymmärtämään ongelma, kuuntelemaan käyttäjiä ja määrittämään mitä oikeasti pitää suunnitella (to design the right thing) ja vasta sitten ideoidaan erilaisia mahdollisia ratkaisuja, testataan niitä ja valitaan oikea lähestymistapa (Designing right things).

Tiivistetysti voisi sanoa, että muotoilijoiden ja tilaajien on ensin ymmärrettävä käyttäjien tarpeet ja sitten organisaatiolle mahdolliset ratkaisut samalla tavalla. Tämän yhteisen ymmärryksen päälle rakentuu hyvää ja hyödyllistä muotoilua.

Yhteinen ymmärrys rakennetaan aidolla dialogilla

Palvelumuotoilijoiden tuplatimantti ei kuitenkaan sellaisenaan ratkaise strategiatyön tarpeita. Ellun Kanojen mallissa samoihin tavoitteisiin pyritään paremmin strategiatyöhön sopivilla metodeilla. Yhteinen ymmärrys rakennetaan aidolla dialogilla, joka perustuu yhteiseen analyysiin. Käytännössä tämä tarkoitti ajan varaamista fasilitoiduille keskusteluille, joissa pureudutaan analyyseissä esiin nousseisiin ilmiöihin niin pitkään, että osa asiakkaista alkoi jo kysellä, päästäänkö tässä joskus myös ratkomaan ongelmia. 

Ongelmien äärellä vietetyllä ajalla ja ratkaisuihin ryntäämättömyydellä saimme paremmat ratkaisut. Arvokasta olikin se, kuinka pitkien keskustelujen jälkeen ratkaisuvaihe on varsin yksituumainen, tehokas ja rakentava.

Kaikissa syksyn prosesseissa kuten myös Rauman sataman kanssa, strategiaan kirjattavien päätösten, hankkeiden ja periaatteiden muotoilu oli varsin vaivatonta, kun strategiatyön ja palvelumuotoilun opit kulkivatkin käsikkäin. Hallitusten oli helppo tunnistaa mihin organisaation tulee keskittyä seuraavaksi ja ennen kaikkea miten olla merkityksellisempi ja menestyvämpi tulevaisuudessa. 

Tärkeintä on tietenkin se, miltä prosessi tuntuu asiakkaasta. Rauman sataman Virta kuvasi prosessia seuraavasti:

”Olen hyvin tyytyväinen saavutettuun lopputulokseen. Toimintaamme tarkasteltiin hyvin kattavasti eri osa-alueittain ja tavoitteet sekä etenemissuunnitelmat asetettiin reaalisen haastaviksi. Itse strategiatyöpajojen välissä Villen ja tiimin kanssa pidettiin erillisiä sparraustuokioita, joissa käytiin vielä tarkemmin läpi mm. konkreettisesti toimintaamme liittyviä muuttujia sekä päivittäiseen tekemiseen vaikuttavia tekijöitä.”

Noin puolen vuoden ja useiden projektien kokemuksella uudesta tekemisen tavasta voi tyytyväisenä todeta, että muotoilijoilta kannatti ottaa oppia, laadukkaan toimintaympäristöanalyysin merkitystä ei voi ylikorostaa ja hyvään strategiaprosessiin pitää varata paljon aikaa keskusteluille. 

Samaan johtopäätökseen päätyi myös Rauman Sataman Virta:

”Kaikilla strategiatyöhön osallistuneilla oli omat näkemyksensä suunnasta johon satamayhtiötä tulisi viedä. Yhteisten työpajojen kautta päädyimme kuitenkin yllättävänkin nopeasti yhteiseen näkemykseen, jota sitten aloimme muokkaamaan keihäänkärkihankkeiksi. Lopputuloksena meillä on nyt strategia, jonka avulla pystymme muuttamaan sekä parantamaan tekemistämme ja asettamaan selkeitä, konkreettisia, tavoitteita organisaatiollemme ja soveltuvin osin myös sidosryhmillemme.”