Sisällys:
1 Rekisterinpitäjä
2 Mitä tarkoitamme eri termeillä?
3 Mihin tarkoituksiin käsittelemme Henkilötietojasi?
4 Mitä tietotyyppejä voimme käsitellä?
5 Mistä lähteistä keräämme Henkilötietojasi?
6 Kenelle voimme jakaa Henkilötietojasi?
7 Siirrämmekö Henkilötietojasi EU-alueen ulkopuolelle?
8 Kuinka kauan käsittelemme Henkilötietojasi?
9 Miten voit käyttää Henkilötietoihisi liittyviä oikeuksiasi?
10 Muita ehtoja
11 Miten voimme päivittää tätä tietosuojaselostettamme?
1 Rekisterinpitäjä
Ellun Kanat Oy (y-tunnus: 2201275-8) [myöhemmin ”Rekisterinpitäjä”]
Osoite: Käenkuja 3a, 00500 Helsinki
Puhelin: +358 45 878 6557.
Sähköposti: tietosuoja@ellunkanat.fi
Yhteyshenkilö työntekijän tietosuojaa koskevissa asioissa:
Saara Luhtanen, saara.luhtanen@ellunkanat.fi
2 Mitä tarkoitamme eri termeillä?
”Rekisteröidyllä” tarkoitamme sitä ihmistä, kenen henkilötietoja Rekisterinpitäjä henkilörekistereissään käsittelee tässä tietosuojaselosteessa kuvatuilla tavoilla.
”Henkilötiedoilla” tarkoitamme kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön (”Rekisteröity”) liittyviä tietoja, kuten nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero ja koulutustausta.
3 Mihin tarkoituksiin käsittelemme Henkilötietojasi?
Käsittelemme Rekisteröityjen Henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin (yhteen tai useampaan samanaikaisesti):
• rekrytointi
Käytämme Henkilötietojasi työnhakuusi liittyvän rekrytointiprosessin hoitamiseksi ja rekrytointiin liittyvän viestinnän hoitamiseksi.
• liiketoiminnan kehittäminen
Voimme käyttää Henkilötietojasi liiketoimintamme kehittämiseen, kuten esimerkiksi rekrytointiprosessiemme kehittämiseen.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuojaasetuksen 6 artiklan seuraavat alakohdat:
a) olet antanut suostumuksesi Henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;
b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, olet osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi;
c) käsittely on tarpeen Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; ja
f) käsittely on tarpeen Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät etusi tai perusoikeutesi ja vapautesi syrjäyttävät tällaiset edut.
Meillä on liiketoiminnan harjoittamiseen liittyviä oikeutettuja etuja, kuten oikeus kehittää liiketoimintaamme, mukaan lukien rekrytointiprosessejamme.
Mikäli tietojen käsittely ei perustu sopimustarpeeseen tai oikeutettuun etuun, voimme pyytää suostumustasi muunlaiseen Henkilötietojen käsittelyyn.
Voimme käsitellä Henkilötietojasi lisäksi lainsäädännön niin velvoittaessa, kuten esimerkiksi yhdenvertaisuuslain niin edellyttäessä.
Edellä mainitun lisäksi voimme käsitellä Henkilötietojasi, mikäli katsomme, että se on tarpeen turvallisuussyistä.
4 Mitä tietotyyppejä voimme käsitellä?
Käsittelemämme Henkilötiedot voivat sisältää muun muassa seuraavan tyyppisiä tietoja ja niihin tehtyjä muutoksia:
A. Perustiedot
• etu- ja sukunimi
• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot)
• sukupuoli
• syntymäaika tai henkilötunnus
• valokuva
• kielitaito
• kansallisuus
• Rekisteröidylle kohdistettu viestintä sekä niihin liittyvä toiminta
• terveys- ja huumetestitiedot (mikäli sovellettavissa hakijaan)
• Henkilötietoihisi liittyvien oikeuksien käyttö
B. Työsuhteeseen liittyvät tiedot
• työhistoria
• koulutus
• saamasi sertifikaatit
• tiedot, taidot ja asiantuntemus (esim. ICT-taidot)
• työhakemus ja ansioluettelo
• palkka- ja etupyynnöt
• persoonallisuus- ja soveltuvuusarvioinnin tulokset (esim. rekrytointikonsulttien kautta)
• esimerkit aiemmista töistä tai esityksistä (esim. luovien töiden portfolio)
• sosiaalisen median sisältö (suostumuksella)
• muut rekrytointihaastattelujen aikana ja suositusten tarkistuksen yhteydessä saatavat tiedot
• työlupa (mikäli sovellettavissa)
• luottotiedot (mikäli sovellettavissa)
• rikosrekisteriote (mikäli sovellettavissa)
5 Mistä lähteistä keräämme Henkilötietojasi?
Keräämme Henkilötietojasi suoraan sinulta, esimerkiksi seuraavista lähteistä:
• verkkosivuilla olevat lomakkeet
• fyysiset lomakkeet
• puhelinkeskustelut, joiden aikana annat meille Henkilötietoja
• sähköpostiviestit, joissa annat meille Henkilötietoja
• henkilökohtaiset keskustelut
• työhakemusvideot
Voimme suostumuksellasi kerätä Henkilötietojasi kolmansilta osapuolilta, esimerkiksi seuraavista lähteistä:
• suosittelijoiksi ilmoittamasi henkilöt
• yritykset, jotka tarjoavat rekrytointikonsultointia ja persoonallisuus- ja pätevyysarviointitestejä rekisterinpitäjälle
Voimme kerätä Henkilötietojasi kolmansilta osapuolilta ilman suostumustasi, jos:
• viranomainen luovuttaa tietoja työnantajalle, jotta työnantaja voi täyttää lakisääteiset velvoitteensa
• työnantaja hankkii henkilökohtaisia luottotietoja tai rikosrekisteritietoja arvioidakseen työntekijän luotettavuutta
Rekisterinpitäjä voi saada ja päivittää rekisterinsä Henkilötietoja viranomaisilta ja yrityksiltä, jotka tarjoavat henkilötietopalveluja.
6 Kenelle voimme jakaa Henkilötietojasi?
Emme anna, myy tai muuten paljasta Henkilötietojasi ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei seuraavassa toisin mainita.
Jaamme Henkilötietojasi meille palveluita suorittaville kolmansille osapuolille eli ns. henkilötietojen käsittelijöille. Näitä palveluita voivat olla esimerkiksi soveltuvuustestien toteuttaminen. Emme salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen meille, tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Voimme jakaa Henkilötietojasi yrityskaupan tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä. Voimme jakaa Henkilötietojasi tuomioistuimen tai vastaavan tahon velvoittavasta määräyksestä.
7 Siirrämmekö Henkilötietojasi EU-alueen ulkopuolelle?
Saatamme palveluja tarjotessamme käyttää eri puolilla maailmaa sijaitsevia resursseja ja palvelimia. Saatamme siten siirtää Henkilötietojasi palvelujen käyttömaan ulkopuolelle ja mahdollisesti myös EU-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden tietosuojalainsäädäntö on erilainen.
Näissä tapauksissa varmistamme, että Henkilötietojen siirrolle on olemassa oikeusperusta ja että Henkilötietosi suojataan esimerkiksi käyttämällä (tarvittaessa) asianmukaisten viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja käsittelijäsopimuksia sekä edellyttämällä Henkilötietojen vastaanottajalta asianmukaisten teknisten ja muiden tietosuojatoimien noudattamista.
8 Kuinka kauan käsittelemme Henkilötietojasi?
Voimme käsitellä Henkilötietojasi hakemusvuottasi seuraavien kahden kalenterivuoden ajan (esimerkki: hakemus ajalta 1.4.2019 voidaan säilyttää 31.12.2021 asti). Suostumuksellasi voimme käsitellä Henkilötietojasi niin kauan kuin suostumuksessa määritetään, mikäli esimerkiksi haluat jättää hakemukseksi meille odottamaan mahdollisesti avautuvia työpaikkoja.
Voimme käsitellä Henkilötietojasi niin kauan kuin sovellettava lainsäädäntö, kuten yhdenvertaisuuslaki, sen sallii.
Mikäli työhakemuksesi johtaa työsuhteeseen, aletaan Henkilötietojasi käsitellä henkilöstörekisterissämme sitä koskevan tietosuojaselosteen mukaisesti.
9 Miten voit käyttää Henkilötietoihisi liittyviä oikeuksiasi?
Rekisteröitynä sinulla on erityyppisiä mahdollisuuksia vaikuttaa Henkilötietojesi käsittelyyn. Pääsääntöisesti toteutamme pyyntösi kuukauden sisällä. Pyydämme ottamaan yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 annettuihin yhteystietoihin oikeuksiesi käyttämiseen liittyen. Sinulle kuuluvia oikeuksia ovat (oikeuksien laajuus riippuu siitä, mihin käsittelyperusteeseen henkilötietojesi käsittely pohjautuu eli kaikki alla olevat oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa käytettävissäsi):
a) Oikeus saada pääsy Henkilötietoihin, joita sinusta on kerätty. Käytännössä tämä toteutuu niin, että asianmukaisen ja tunnistetun pyyntösi perusteella toimitamme sinulle raportin Henkilötiedoista, joita sinusta on yksilöimääsi henkilörekisteriin kerätty.
b) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen Henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Mikäli huomaat Henkilötiedoissasi virheitä tai puutteita, voit tehdä meille oikaisupyynnön.
c) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen Henkilötietojen poistamista. Meillä on velvollisuus poistaa pyytämäsi Henkilötiedot henkilörekisteristämme, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy, eikä muusta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä aiheudu tietojen säilyttämisvelvollisuutta:
1. Henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin;
2. peruutat antamasi suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
3. vastustat käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyen eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat Henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin;
4. Henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti;
5. Henkilötietosi on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai Suomen lainsäädäntöön perustuvan Rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai
6. Henkilötietosi on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä, kuten Rekisterinpitäjän digitaalisten tietopalveluiden tilauksen yhteydessä.
d) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Voit pyytää meitä rajoittamaan Henkilötietojesi käsittelyä, mikäli:
1. kiistät meillä olevien Henkilötietojesi paikkansapitävyyden;
2. käsittely on lainvastaista ja vaadit poistamisen sijaan käytön rajoittamista;
3. emme enää tarvitse kyseisiä Henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
4. olet vastustanut Henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö oikeutetut perusteemme sinun perusteesi.
e) Oikeus vastustaa sinua koskevien Henkilötietojen käsittelyä. Mikäli käsittelemme tietojasi oikeutetun edun perusteella, on sinulla oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa sinua koskevien Henkilötietojen käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa Henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.
f) Oikeus siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen. Jos Henkilötietojesi automaattinen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, on sinulla oikeus saada meille itsestäsi toimittamat Henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle Rekisterinpitäjälle.
g) Oikeus peruuttaa suostumus. Mikäli kaikkia tai osaa Henkilötiedoistasi käsitellään tämän tietosuojaselosteen kattamissa rekistereissä antamaasi suostumukseen perustuen, on sinulla oikeus peruuttaa antamasi suostumus.
h) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Mikäli mahdollista erimielisyyttä Henkilötietojesi käsittelyyn liittyen ei saada sovinnollisesti ratkaistua sinun ja meidän välillä, on sinulla oikeus viedä asia tietosuojaviranomaisen ratkaistavaksi.
10 Muita ehtoja
Jotta voimme täyttää väliseemme suhteeseen liittyvät sopimusvelvoitteemme, on meidän käsiteltävä sinua koskevia Henkilötietoja. Ilman tarvittavia Henkilötietoja emme voi hoitaa rekrytointiprosessia.
Me olemme suomalainen yhtiö. Tämän tietosuojaselosteen kattamaan henkilörekisteriin ja siihen sisältyvien Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.
11 Miten voimme päivittää tätä tietosuojaselostettamme?
Kehitämme liiketoimintaamme jatkuvasti ja se saattaa tarkoittaa myös Henkilötietojen käsittelyyn liittyviä muutoksia. Päivitämme tarvittaessa tietosuojaselosteen vastaamaan muuttuneita toimintatapoja. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteemme sisältöön säännöllisesti.
