Yt-viestintä onnistuu, jos yt-neuvotteluihin johtaneista syistä puhutaan avoimesti

Yt-uutiset koskevat parhaillaan satoja tuhansia suomalaisia. Kokosimme seitsemän väitettä yt-neuvotteluihin liittyvästä viestinnästä ja otimme ne lähempään tarkasteluun.

Väite: Yt-viestintä on aina kriisiviestintää

Antti Pikkanen: Ei todellakaan ole aina. Yt-viestintä on usein myös kriisiviestintää, sillä siihen liittyy tunteita epäonnistumisesta ja suunnanmuutoksesta. Lisäksi silloin, kun kyseessä on irtisanomisia ja lomautuksia, ei yt-asioista saa iloisia asioita millään viestinnän kikoilla. Mutta yt-neuvotteluiden viestinnässä tarvitaan tosi paljon tulevaisuuden suuntaviivojen sanoittamista, jolloin kyse ei ole kriisiviestinnästä.

Juha Töyrylä: Siksi ajattelisin, että onnistunut yt-viestintä on muutosviestintää. Organisaatiothan eivät pidä yt-neuvotteluita ilkeyttään vaan tarpeestaan muuttua. Viestinnän tehtävänä on sanoittaa muutoksen syitä, seurauksia ja ennen kaikkea suuntaa. Ja tässä voit tietysti epäonnistua pahan kerran, kun lähtökohdat ovat melkein aina vaikeat.

Väite: Kriisiviestinnässä pitää aina pyytää anteeksi

A: Moni yritys on vaikeassa tilanteessa nyt koronan vuoksi, joten perinteinen kriisin alkusysäys, eli ”moraalinen ongelma” ei nyt välttämättä pidä paikkaansa – miksi myöskään pyydellä anteeksi? Monelle organisaatiolle tilanne on tullut puskista, eikä sitä ole voinutkaan ennakoida.

J: Uhriutuminen ulkopuolisille olosuhteille ei kuitenkaan auta. Anteeksipyytelyn sijaan pitää seistä yrityksen arvojen takana. Nöyrä ja empaattinen pitää kuitenkin aina olla. Jos kriisin taustalla on arvojen vastaista toimintaa, pitää tietysti pyytää myös anteeksi.

Väite: Juristit pilaavat aina hyvän viestinnän

A: Perinteisesti juristit ovat neuvoneet kriisitilanteissa pitämään viestintälinjan niukkana. Tämä ei toimi enää maailmassa, jossa teknologia on tuonut viestinnän osaksi kaikkea. Tässä maailmassa “en kommentoi” -linjalla ajautuu usein vain syvemmälle kriisiin. Yt-neuvotteluissa syntyy usein törmäyksiä siitä, että asiat pyritään viestimään juridisesti oikein mutta viestintään ei kiinnitetä huomiota. Silloin henkilöstö ei ymmärrä yt-neuvotteluiden syitä, eikä organisaatio pääse eteenpäin ja lopulta tehdyt toimenpiteet eivät välttämättä hyödytä organisaatiota. Uskon, että tulevaisuudessa tarvitaan näiden molempia yhdistämistä aiempaa enemmän.

Yt-neuvotteluissa syntyy usein törmäyksiä siitä, että asiat pyritään viestimään juridisesti oikein mutta viestintään ei kiinnitetä huomiota

J: Läpinäkyvyyden maailmassa ihmiset eivät näe epäonnistumista aina negatiivisena asiana, jolloin epäonnistuminen ei itse asiassa ole aina mainehaitta. Suurempi mainehaitta syntyy salailusta. Tämä ei silti tarkoita, että viestinnän pitäisi aina olla avointa. Reaktiivinen ja niukka linja on monissa tilanteissa usein ihan perusteltu. Oleellista on, että analyysi tehdään joka kerta erikseen. Lisäksi on hyvä huomata, että mikä on juridisesti oikein, ei välttämättä mene suuren yleisön oikeustajuun. Varmasti pieleen homma mene silloin, jos viestijät ja juristit eivät pelaa yhdessä.

Väite: Kriisiviestinnässä, ja erityisesti yt-viestinnässä, ei ole järkevää käyttää kumppania

A: On totta, että kumppani pitää briiffata. Mutta niin pitää työtoverikin. Kumppanin ulkopuolisen näkemys ja analyysi tilanteesta nimenomaan kriiseissä on kuitenkin korvaamaton. Usein ajatellaan, että ulkopuolinen kumppani ei voi ymmärtää  vaikkapa yrityksen kulttuuria, mutta itse asiassa juuri ulkopuolisen ammattilaisen silmät ja korvat voivat olla yt-tilanteessa arvokkaat. Ulkopuoliselle henkilöstö voi myös purkaa tuntojaan paremmin. On toki sitten ulkopuolisen asiantuntijan ammattitaidosta kiinni, osaako hän kohdata henkilöstön oikein.

J: Myös jos on kysymys kansainvälisestä organisaatiosta, jolloin viestintä ja johto eivät välttämättä ole paikan päällä kriisin keskellä, kumppani on kullanarvoinen. Taisteluparina pitää olla joku, joka tuntee paikallisen toimintatavan, kulttuurin ja mediakentän. Suomessahan media esimerkiksi harvoin toimii raateluhampaat suussa.

Väite: Kriisiviestintä on ensijaisesti maineenhallintaa mediassa

A: Tämä asia ymmärretään usein väärin. Median kautta rakentuvaa mainetta ei juuri voi hallita, ellet ole hyvin merkittävä julkisuuden henkilö, jonka jokainen julkisuuteen lausuma asia julkaistaan. Media toimii omalla logiikallaan. Tämä korostuu Suomessa, jossa uutiskilpailua on vähän eikä asioita pääse oikomaan kilpailevaan mediaan. Siksi se, että median toimintaan yrittää vaikuttaa väärällä tavalla vaikkapa pyytämällä mediaa olemaan julkaisematta jotakin, on varma tapa käynnistää uusi kierre kriisissä.

J: Siksi pitää olla tarkkana jo ennen kuin asioista kerrotaan mediassa. On tärkeää, että kommunikaatio toimii omiin sidosryhmiin, työntekijöihin, kollegoihin ja asiakkaisiin, koska jos näin ei ole, tieto mediaan tuppaa tulemaan heiltä. Mutta silloin on jo myöhäistä. Omat teot ovat paras tapa varmistaa, että mediassa kirjoitetaan positiiviseen sävyyn.

Väite: Koska kaikilla ovat nyt yt:t käynnissä, omista yt-kuvioista ei tarvitse sen suuremmin huudella

A: Varmaankin ihmiset ymmärtävät yt-neuvotteluiden perimmäisiä syitä tällaisina aikoina enemmän kuin yleensä, mutta ”meillä on nyt yt:t, koska korona” tuskin riittää tiedoksi ainakaan omalle väelle. Jos taustalla siis on muitakin asioita kuin korona, niin kuin monella toimialalla on. Kyllä yt-neuvotteluihin johtaneet asiat täytyy pystyä kertomaan suoraan, ja onnistuminen riippuu pitkälti siitä, ymmärtääkö oma henkilöstö ne syyt.

Kaikista tärkeintä on viestiä myös sitä, miten tästä päästään ulos ja eteenpäin

J: Yt-neuvottelut ovat herkkä paikka ulkoisesti ja sisäisesti ajasta riippumatta. Toki ulkoinen tilanne on nyt se, että yt-asiat eivät normaaliin maailmanjärjestykseen verrattuna vie niin paljon mediatilaa. Neuvotteluiden sisältö ja toimenpiteet perustuvat arvioon siitä, mikä niihin on johtanut, tämän pohjalta tehtäviin ratkaisuihin ja tulevaisuuden ennakointiin. Ja viestinnän tehtävänä on sanoittaa nämä asiat. Kaikista tärkeintä on viestiä myös sitä, miten tästä päästään ulos ja eteenpäin.

Väite: Kulttuuri menee aina rikki yt-tilanteessa

A: Säröjä varmasti tulee aina. Yt-tilanteessa on viestittävä selkeästi ja kuuntelevasti kaikille, sekä töissä oleville että lomautetuille. Juuri tässä tilanteessa on puhuttava arvoista käsin ja toimittava niiden mukaan. Tällaisessa tilanteessa yrityksen arvot joutuvatkin testiin. Kulttuuri menee rikki, jos näissä ei onnistuta.

J: Vähän voi tietenkin miettiä, että olisiko siksikin parempi puhua näissäkin tilanteissa muutosviestinnästä eikä kriisiviestinnästä? Nyt joka tapauksessa ollaan tilanteessa, jossa ihan jokaisessa organisaatiossa tarvitaan todella paljon viestintää, saman viestin toistamista eri kanavissa, ja ennen kaikkea kuuntelemista. Yt-tilanteessa me ihmiset kaipaamme mahdollisimman selkeää näkymää tulevasta, ja tunnetta siitä, ettei olla tässä yksin.