Tässä pyörä, polje Pariisiin – eli miksi osallistaminen kannattaa niin elämässä kuin viestinnässä

Pyöräilykausi on täydessä vauhdissa. Osa on napannut käyttöönsä kaupunkipyörän, osa fiilistelee ryhmäajoa ja osa käyttää kesän miettien, pitäisikö viedä pyörä huoltoon tällä vai ensi viikolla. Kesä on myös viestintästrategioiden ja -suunnitelmien aikaa. Olit sitten lähdössä pyörällä Pariisiin tai pohtimassa viestintästrategiaa, vaatii onnistuminen yhtä asiaa: osallistamista.

Olin viime vuonna hyväntekeväisyysjoukkue Team Rynkebyssä. Joukkue kerää varoja vakavasti sairaille lapsille ja heidän perheilleen pyöräilemällä Pariisiin. Hain joukkueeseen kolmesta syystä: halusin osaltani auttaa tätä itselleni merkityksellistä hyväntekeväisyyskohdetta, halusin oppia pyöräilemään (vauhdikkaasti) maanteillä, ja halusin tehdä sitä nimenomaan porukassa. 

Pyöräileminen Pariisiin oli prosessi, joka alkoi jo kauan ennen lähtöpäivää. Meille ei annettu lähtöpäivänä polkupyöriä ensimmäistä kertaa ja toivotettu onnea matkaan. Sen sijaan treenasimme yhdessä tavoitteellisesti kymmenen kuukautta.

Meitä osallistettiin kaikissa mahdollisissa vaiheissa: halukkaat saivat mm. hankkia hyväntekeväisyyssponsoreita, suunnitella ajoreittejä niin Suomessa kuin läpi Euroopan, järjestää tapahtumia, päivittää somea tai huolehtia porukan riittävistä ensiaputaidoista. Koska samat henkilöt sekä polkevat Pariisiin ja tekevät mm. kaiken edellä mainitun, oli ilmiselvää, ettei Eiffel-torni tulisi näkymään horisontissa ilman osallistamista. Harva meistä oli reittisuunnittelun tai tapahtumajärjestämisen ammattilaisia, mutta jokaiseen tiimiin oli täysi luotto, että asiat hoituvat.

Pyöräilijöiden lisäksi mukana oli sekä pyöriä että ihmisiä huoltava huoltotiimi, joka teki kaikkensa (ja hieman enemmänkin), jotta me polkijat saimme keskittyä pyöräilyyn. Huoltotiimikin osallisti meitä esimerkiksi kysymällä, että minkälainen aamupalaleipä kullekin voisi maistua päivittäisen ensimmäisen etapin eli noin 50 kilometrin jälkeen.

Kaikesta tästä osallistamisesta tuli huomioitu olo – kokemus, että olen tärkeä osa tätä tiimiä, mielipiteilläni ja ajatuksillani on merkitystä.

Suunnitelma vaatii strategian

Elämän eri osa-alueissa on hyvä ensin olla strategia – vähintäänkin visio ja tavoitteet – ennen kuin lähdetään suunnittelemaan, kuinka strategiaa toteutetaan. Tämä pätee niin pyöräilyssä Pariisiin kuin viestintästrategian suunnittelussa.

Viestintästrategian tehtävänä on tukea yrityksen tai organisaation strategian toteutumista. Päästrategia antaa suuntaviivat viestintästrategialle, joka määrittää, millaisia strategisia valintoja viestinnässä tehdään päästrategian toteutumiseksi. Kuulostaako monimutkaiselta? Se ei kuitenkaan ole sitä. Pyöräilyssä Pariisiin strategisia valintoja tehdään mm. treenaamiseen, ajoreitteihin ja pyörähuoltoon liittyen. Jos Team Rynkeby olisi yritys, nämä valinnat olisi kirjattu pyöräilystrategiaan, ja tätä strategiaa noudattamalla meillä olisi mahdollisuus toteuttaa Team Rynkebyn päästrategiaa.

Viestintästrategia (tai pyöräilystrategia) ei kuitenkaan vielä itsessään kerro, minkälaisilla toimenpiteillä strategiaa toteutetaan. Siksi on tehtävä viestintäsuunnitelma, joka ohjaa viestintästrategian toteuttamista viestinnän tavoitteiden saavuttamiseksi.

Viestintästrategia on tarpeen päivittää vähintään strategiatyön yhteydessä, tarvittaessa useamminkin. Viestintäsuunnitelma puolestaan on hyvä tehdä vuosittain, jotta siinä voidaan huomioida kyseisen vuoden tavoitteet, budjetti ja henkilöstöresurssit. Se on viestijöiden tärkein työkalu, ohjenuora omalle työlle. Mitä jäsennellymmin se on tehty, sen helpompi on rullailla yhdessä eteenpäin.

Osallista, osallista, osallista

On turha odottaa “pääsevänsä Pariisiin”, jos valmis viestintäpaperi lykätään asiantuntijoiden pöydille ja toivotetaan onnea matkaan. Näin on kuitenkin toimittu (ja toimitaan edelleen) yrityksessä jos toisessakin. Tästä seuraa usein hämmennys viestintästrategian tai -suunnitelman tehneiden keskuudessa. Miksi asiantuntijat eivät tartu innolla uuteen manuaaliin? Tai jos tarttuvat, niin miksi sen omaksuminen vie niin paljon aikaa?

Osallistaminen tapahtuu jonkin tehtävän tai harjoituksen kautta. Tällöin kynnys osallistua – päästä mukaan ja vaikuttaa – madaltuu. Osallistamisen määrää ja tapaa rajoittaa nykyisin oikeastaan vain kaksi tekijää: mielikuvitus ja resurssit. Osallistaa voi pistemäisesti tai läpi prosessin, pienelle porukalle tai isolle yleisölle. 

Mitä viestintästrategian ja -suunnitelman tekemiseen tulee, paras olisi, että jo viestintästrategian työstämiseen pääsisivät mukaan kaikki, jotka kyseistä strategiaa tulee noudattamaan. Viimeistään viestintäsuunnitelman työstössä on oltava kaikki viestijät. 

En voi vähätellä osallistamisen merkitystä sen enempää joukkuepyöräilijänä kuin viestijänäkään. Osallistamisen avulla yksilön on mahdollista ilmaista mielipiteensä, tulla kuulluksi ja olla mukana vaikuttamassa lopputulokseen. Se jos joku luo omistajuuden tunnetta projektiin, mikä edelleen lisää motivaatiota, intoa ja pitovoimaa.

Ottakaa siis yhteinen tavoite, antakaa mahdollisuus vaikuttaa reittivalintaan, ja suunnatkaa yhdessä tavoitetta kohti. Aivan samoin toimimme matkalla Pariisiin: otimme yhteisen tavoitteen, saimme vaikuttaa jokaisessa mutkassa, ja poljimme tavoitetta kohti. Ja mehän poljimme. Niin vimmatusti ja ilolla, me poljimme.