Osallistaminen kuormittaa ja näennäisosallistaminen trendaa – mikä avuksi?

Saimme taannoin tarjouspyynnön, joka oli lähes siitä oppikirjasta, jonka toivoisin että olisimme itse kirjoittaneet.

Asiakkaalla oli valmistumassa pitkälle tulevaisuuteen katsova strategia, ja osana sen viimeistelyä haluttiin päivittää organisaation arvot osallistaen koko 400 henkilön organisaatio. Tämä johdatti meidät osallistamisen vaikeuden ytimeen: miten voimme osallistaa kuormittamatta liikaa ja ilman, että sorrumme pinnalliseen näennäisosallistamiseen?

Osallistaminen on kliseisesti sanottuna kaikkien huulilla. Yhä useampi muutoshanke yrityksissä pitää sisällään jonkin osallistamisen elementin. On kyselyjä, työpajoja ja keskustelufoorumeja introissa. Muutoksiin, kehittämishankkeisiin ja päätösprosesseihin kutsutaan mukaan henkilöstöä ja sidosryhmiä. Nopeasti yleistyvät digialustat tekevät suurtenkin massojen osallistamisen verrattain vaivattomaksi. Vain taivas on rajana.

Tai itse asiassa rajana taitaa harmittavaisen usein olla huonoista kokemuksista kumpuava osallistumisväsymys. Tästä väsymyksestä on usein turha syyttää osallistujia, koska suuri osa osallistamisesta on tarkemmin katsottuna näennäisosallistamista – kutsumme ihmisiä keskustelemaan tavalla, joka ei lopulta vaikuta lopputulokseen tai annamme tehtävissä aivan liian vähän aikaa ajatella ja keskustella.

Miten osallistamisessa sitten onnistuu? Kokemukseni mukaan kolme keskeisintä asiaa tavoitteellisessa osallistamisessa ovat kehystäminen, oikeiden kysymysten kysyminen ja takaisin sanottaminen.

1. Kehystä: ”Kutsun sinut mukaan mihin? Kuuntelen sua, ja siitä seuraa mitä?”

Osallistamisessa on aina oleellista kertoa, mihin tämä työpaja, kysely tai muu tiedon tai ideoiden keruu oikein liittyy. Mitä muita vaiheita prosessiin liittyy ja mitä kerätyllä tiedolla tehdään?

Osallistamisessa pitää olla vilpitön tavoite löytää jotain uutta tai “jotain lisää”. Se on jonkun asian tai päätöksen valmistelutyön joukkoistamista. Jos haluat kertoa jostain jo tehdystä päätöksestä, sitä on turha pukea osallistamiseksi. Mutta jos haluat saada päätöksen pohjalta aikaan jonkun muutoksen, kutsu asianosaiset pohtimaan tekoja, joiden avulla muutos tehdään.

2. Kysy oikeita kysymyksiä: rikastammeko, validoimmeko, konfliktoimmeko vai valitsemmeko?

Kehystämisellä luodaan siis raamit sille, minkä ääressä ollaan. Sen lisäksi oleellista on kysyä oikeita kysymyksiä, sillä muuten ollaan ns. metsässä, tuotetaan yhteistä ymmärrystä ohi aiheen, ja kaivetaan itse se kuoppa, jossa kokemus hukkaan heitetystä ajasta ja näennäisosallistamisesta kukoistaa.

”Miettikää pienryhmissä, mitkä ovat mielestänne kaksi tärkeintä asiaa, jotka meidän on porukalla tehtävä toisin, jotta tavoitteemme xx toteutuu” on varsin erilainen kysymyksenasettelu kuin vaikkapa ”Tässä on tämä tavoitteemme, millaisia ajatuksia se herättää noin niinkuin toteuttajan näkökulmasta?”

Ja usko pois, fiksujen kysymysten muotoilu ei ole helppoa. Itse koitan pitää happotestinä sitä, voinko kysymysmerkin jälkeen sulkea suuni, vai jäikö tarve selitellä.

3. Sanoita kuulemasi takaisin: ”Kiitos ajattelustasi ja ideastasi X, niiden pohjalta syntyi mitä?”

Kerättiin joukolta sitten ajattelua kyselyllä tai työpajassa, tärkeää on kuunnella aktiivisesti, ja sanoittaa kuultu takaisin. Ideaalia on tehdä sitä mahdollisuuksien mukaan yhdessä ajattelun hetkellä, mutta sitä voi tehdä myös kohdassa, jossa syötteitä on kerätty jo laajemmin.

Hyvässä osallistumisen kokemuksessa kun ei useinkaan ole kyse siitä, että juuri se oma ajatus pitäisi saada ”voittamaan”, vaan siitä, että lopputuloksesta tunnistaa olleensa sitä rakentamassa.

Ja sitten on myös niin, että osallistumismuskelia voi kasvattaa vain tekemällä jatkuvia toistoja. Kun aktiivinen kuunteleminen ja porukan mukaan kutsuminen päätöksentekoon sen eri vaiheissa on osa kulttuuria, se ei aiheuta väsymystä, eikä sitä koeta näennäiseksi. Kun johtaminen on säännöllisiä yhteisiä tekoja, vahvistuu perusarjessakin kokemus siitä, että jokaisella on tärkeä osa yhteisön kuljettamisessa sovittuun suuntaan.

Ai niin, miten kävi alussa esille tuodun asiakkaan kanssa? Muotoilimme yhdessä prosessin, johon koko organisaatio kutsuttiin mukaan ja jossa yhteistä näkemystä nykyisistä arvoista, päivitystarpeesta ja päivitettyjen arvojen sisällöstä ja muotoilusta tuotettiin kyselyllä, konseptoiduilla tiimikeskusteluilla, työpajoilla ja kaikille avoimilla arvokahviloilla. Lopputuloksena arvot kiteytettiin muutamaksi tekemistä kuvaavaksi lauseeksi, joihin yrityksen johdon ja jokaisen työntekijän on helppo nojata arjessa. Tälle matkalle osallistui lähes koko henkilöstö, ja kiitosta sai erityisesti prosessi, joka hengeltään ja osallistamisen tavoiltaan jo teki todeksi päivitettyjä arvoja.