Muutosvoimaan ei riitä eka kerta

Liian kovaa vai liian hitaasti? Liikaa vaatteita päällä vai liian vähän? Liian pitkään vai liian lyhyesti? Lenkkikausi alkoi ja se on aina tuskallista. Muutos on. Mitä jos alottaisi vasta ensi viikolla?

Organisaation tavoitteella pysyvään muutokseen on yhtymäkohtia lenkkikauden alkamiseen.

1. Ensimmäinen ongelma tulee siitä, että mitä pistää päälle, ettei tule liian kuuma tai toisaalta liian kylmä. Vaikka olisi kuinka tutkinut tarkkaan olosuhteita aina lämpötilasta tuulen suuntaan, on todennäköistä, että tulee joko liian kuuma tai kylmä. Oikeat varustukset oppii vasta kokeilemalla.

   Sama koskee usein organisaation tai yhteiskunnan muutosta: on pakko lähteä juoksemaan vaikka varustukset ja suunnitelmat ovat kesken. Siirtämällä muutosta tuonnemmaksi kasvattaa rimakauhua ja toisaalta voi tehdä ns. työryhmävaiheesta pysyvän. Nopeasti muuttuvassa maailmassa on pakko muuttua lennossa mukana, oppien sidosryhmiltä matkan aikana. Mikään työryhmä ei ole niin viisas, että kykenee ennustamaan ja suunnittelemaan kaiken etukäteen.

   Muutosvoiman kasvattaminen on systemaattiseen organisatoriseen oppimiseen tähtäävää uteliaisuuden kulttuuria, joka jo sinällään prosessina luo arvoa yritykselle pelkän lopputuloksen sijaan. Se muuttaa oletukset tiedoksi ja osaa hyödyntää uutta dataa matkan varrella joustavasti: muutokseen tähtäävä innovaatiokone pyörii.

2. Kun sitten lähtee juoksemaan, tuntuu siltä, että jalat ja kädet sätkivät joka suuntaan koordinoimattomasti ja tuskin pääsee puuskuttamalla eteenpäin. Ja tietysti tuli liian kuuma.

   Organisaatiossa käy helposti samalla tavalla. Hyvin suunniteltukin on puoliksi tekemättä. Lopulta, kuten New Calport toteaa uudessa kirjassaan A World Without Email: “Work is not just about getting things done: it’s a collection of messy human personalities trying to figure out how to successfully collaborate.” Organisaatio hakee muutoksessa uusia tapoja, ihmiset hakevat omiaan. Tässä muutoksen vaiheessa on helppo taantua, palata takaisin vanhaan. Uusien uomien rakentuminen vaatii kärsivällisyyttä, aikaa mutta myös johtamista. Itsen ja organisaation. Mukavuusalueelle on helppo palata, epämukavuusalueella pysyminen vaatii sitkoa ja motivaatiota.

   Johtajan, joka haluaa luoda muutosvoimaa, oli kyse sitten organisaatiosta tai yhteiskunnasta, on tärkeää huomioida ja ennakoida tyypillisiä vastavoimia ja -väitteitä, joita muutoksessa yleisesti herää. Tämä merkitsee ihmisen käyttäytymisen tuntemista.

3. Ekalla kerralla myös usein lähtee juoksemaan kuntoon nähden liian kovaa. Tämä kostautuu sitten puolivälissä, kun kylkeen pistää ja pitää kävellä. Kun pääsee kotiin voi olla tyytyväinen siitä, että meni, mutta varsinainen euforia on vielä kaukana. Saattaa olla, että tästä ei tullutkaan vielä kokonainen lenkkikausi vaan irralliseksi jäänyt juoksu.

   Myönteisessä muutoksessa, jota itse suunnittelemme, me helposti kadotamme toimintakyvyn siksi, että yritämme liian paljon ja liian nopeasti. Uusi strategia tuntuu innostavalta ja rakennamme liian kunnianhimoisia lähitavoitteita. Porukka hyytyy puolivälissä ja palataan vanhoihin tapoihin. Fokusointi ja priorisointi ovat muutostilanteen supervoimia. Ja samalla tavalla kuin lenkkeily, myös todellinen muutos on tapojen muuttamista, ei vain yksi spurtti.

   Tony Saldanha toteaa kirjassaan Why Digital Transformations Fail, että suurin syy siihen miksi suuri osa digitaalisista transformaatioista epäonnistuu ei ole mikään mysteeri. Syy on järjestelmän, järjestyksen tai itsekurin puute siinä kuinka määritetään ja toteutetaan oikeita askelia, jotta digitaalinen transformaatio saadaan käyntiin ja ylläpidettyä. Muutokset epäonnistuvat pääosin siksi, että digitaaliset operaatiot eivät juurru. Toisin sanoen, tavoitteet eivät jakaudu tavoiksi, joita päivittäin toteutamme.

Muutosta ei voi tehdä pelkästään päättämällä, se tehdään vain systemaattisilla tavoilla.

Pitkä matka alkaa yhdestä askeleesta sanoo kliseeksi muodostunut sanonta. Se on kuitenkin totta.

Lenkkikausi alkaa siitä ensimmäisestä askelesta ja kauden ensimmäisestä vähän tuskaisasta lenkistä. Yhdellä askeleella voi kuitenkin alkaa myös huonosti suunniteltu haahuilu, jonka hylkäät muutaman minuutin jälkeen. Pieni askel ei siis automaattisesti takaa suurta muutosta, joten muutoksessa askelten jatkuminen täytyy taata. Kauden ensimmäisestä lenkistä ei tule kokonaista lenkkikautta jos ei 1) opi oikeita ja mukavia varustuksia, 2) organisoi hommaa pysyväksi ja motivoivaksi ja 3) opi kuuntelemaan kuntoa ja rakenna tavoitteita siihen vastaavaksi.

Ja on vielä neljäskin.

Psykologi Ville Ojanen puhuu Hesarissa (6.4.2021) ihmislähtöisestä päätöksenteosta, jossa on monia vaiheita kuten ratkaisujen tuominen lähelle ihmisiä ja heidän koettelemustensa kuuntelu. Muutoksessakin on hyvä kuulostella lenkkikauden osalta omaa kehoa ja organisaation ja yhteiskunnan osalta ihmisiä. Ojasen listan viimeinen kohta kuitenkin ratkaisee kaiken: ”Johda kohti valoisaa ja merkityksellistä tavoitetta.” Jos hommasta ei ole luvassa mitään myönteistä itselle, se jää tekemättä.