Lopeta kokouksien vihaaminen ja tee niistä hyviä

 Olet itse vastuussa siitä kokouksesta, jossa istut.

Johtamisen guruksikin tituleerattu Peter Drucker on sanonut lauseen, jolle moni nyökyttelee: Kokoukset ovat oire huonosta organisaatiosta. Mitä vähemmän kokouksia, sen parempi.

Väitän, että Drucker on väärässä, monellakin tavalla.

Kokouksia yli 15 vuotta tutkinut ja kokouksista The Surprising Science of Meetings -kirjan kirjoittanut Steve Rogelberg toteaa, että kokouksista luopuminen on idioottimaista. Itse asiassa organisaatio, joka välttää kokouksia, voi riskeerata niin yhteisönsä hyvinvoinnin kuin sen uudistumisen mahdollisuudenkin.

Kokouksista luopuminen on idioottimaista

Parhaimmillaanhan kokous on keskustelua, vuoropuhelua, joka johtaa hyviin asioihin. Sen sijaan itsestään selvää on tietysti, että huonoja kokouksia ei kannata pitää. Mutta rajanveto ei ole niin yksinkertaista kuin voisi kuvitella.

Tutkija Noora Buser tutki väitöskirjassaan, kuinka yritys kykenee luomaan uutta, muuttumaan ja uudistumaan. Lopputulos oli selvä: tarvitaan enemmän vuorovaikutusta, yksinkertaisemmin sanottuna keskustelua. Buser toteaa Helsingin Sanomien haastattelussa, että ”yritysten pitäisi antaa työntekijöille aikaa vaihtaa keskenään tietoa, sillä parhaat ideat syntyvät useammin kahviautomaatin luona kuin kokouspöydässä.”

Mutta entäs jos kokous on juuri tuo kyseinen aika, mukavasti jo kalenterissa?

Sorrumme liian helposti ajattelemaan, että kokoukset ovat turhia ja teemme laskelmia siitä, kuinka paljon aikaa menee ”turhiin” kokouksiin. Meidän kannattaisi Rogelbergin oppien mukaan suhtautua kokouksiin tieteellisesti.

Kokouksen “turha puhe” voi olla myös tärkeää

On hyviä ja huonoja kokouksia, ja meillä on mahdollisuus vaikuttaa siihen, kummissa itse istumme tänään.  

Parhaimmillaan kokous

1. edistää muutosälykkään organisaation syntymistä, sillä se jakaa tietoa, keskusteluttaa tekemistä ja toimintaa ja luo uutta.
2. edistää yhteisön yhteistä kulttuuria, sillä se jakaa huomaamatta käytäntöjä ja tapoja toimia paremmin kuin mikään memo tai pelkkä perehdyttämispaketti voisi tehdä.
3. lisää itsetuntemusta ja omaa kehittymistä, sillä se parhaimmillaan pakottaa ennakkoluulottomasti tarkastelemaan omaa ajattelua ja törmäämään erilaisiin tapoihin hahmottaa maailmaa.
4. lisää työn merkityksellisyyden tunnetta, sillä yhdessä ajattelemisessa itää siemen myös oman työn merkitykselle, koska se liittyy johonkin isompaan, jota yhdessä tavoittelemme
5. lisää organisaation luottamusta. Kokouksissa oleva ”turha puhe” eli omien asioiden jakaminen on oleellinen osa sitä luottamusilmapiiriä, josta seminaareissa puhutaan ihmeellisenä ja vaikeana asiana. Se vaatii meiltä aikaa ”turista turhia”.

Se mikä tuntuu ajanhukalta itselle voi olla oleellinen osa yrityksen kulttuurin tai toimintatapojen jakamista. Se mikä häiritsee omaa flow’ta voi olla tärkeä osa organisaation systeemistä oppimista. Kaikki eivät ole ”vanhoja kettuja” – ja hyvä niin. Hyvässä kokouksessa opitaan puolin ja toisin. Se mikä voi tuntua oman tehokkaan työn keskeyttämiseltä voikin olla juuri sitä keskustelemista, jota Buser organisaatioissa kaipaa. Kokous voi olla myös niin sanottu työkokous, jossa tarvitaan useita aivoja myös konkreettisesti edistämään kokouksen aikana käsiteltävää asiaa.

Näistä tunnistat huonon kokouksen

Ja sitten niihin huonoihin kokouksiin. Me kaikki tiedämme mitä ne ovat.

Huono kokous on suunnittelematon, sillä ei ole tavoitetta, se on multitaskauksen kehto, jossa ihmiset eivät oikeasti ole paikalla vaikka ovatkin raahanneet pyllynsä sinne. Aivot askartelevat työmeilien, facebookpäivitysten ja tekstareiden parissa.

Huono kokous on se, joka on kutsuttu koolle vain siksi, että yksi puhuu ja muut kuuntelevat koristeena. Huono kokous on se, jossa ei ole vuorovaikutusta. Huono kokous on myös se, joka aina kestää tunnin riippumatta siitä, mikä aika sille olisi sopivin. Tunti on usein liikaa pelkkään päätöskokoukseen mutta liian vähän ideointikokoukseen.

Huono kokous on myös se, joka aina kestää tunnin riippumatta siitä, mikä aika sille olisi sopivin

Huono kokous on sellainen, joka loppuu tasalta, kun seuraava kokous jo alkaa, eikä kokousten väliin jää aikaa reflektointiin.

Huono kokouskäytäntö on sellainen, jossa koko päivä menee kokouksiin, ja muut työt tehdään illalla.

Jokainen meistä on itse vastuussa kokouksista, joissa istuu.  Kokouksessa on nimittäin kaksi vastuullista tahoa: se, joka on kutsunut kokouksen koolle ja vetää sitä ja osallistuja. Mitä jos seuraavaan kokoukseen menet

1. Valmistautuen. Sen sijaan, että mietit, että jonkun pitäisi tai miksi kukaan ei valmistaudu, valmistaudu itse. Vältä se vartti, jossa mietitään, että ”missäs me sitten oltiinkaan” ja valmistaudu ja auta kokouksessa muitakin. 
2. Kysyen kaksi kysymystä heti alkuun: 1) paljonko meillä on aikaa, eli minkä pituista kokousta tarvitsemme ja 2) Mitä meidän pitää tässä kokouksessa saada aikaan?
3. Tsekkaamalla lopuksi, että kysymykseen 2 on saatu tyydyttävä vastaus, lopputulos. Jaa sovitut tehtävät ja sovi seuraava palaveri. 

Ei parempiin kokouksiin tarvita organisaatiotason työryhmiä ja pomolta lupaa. Ryhdy pitämään sellaisia.

Kokous on loistava työkalu, jota voi oppia käyttämään paremmin

Yleensä ne, jotka pitävät kokouksia pelkästään tehottomana ajankäyttönä ja siksi organisaation tuottavuudelle isona uhkana, .laskevat kokouksiin käytettyjä minuutteja.  MIT:n professori Sherry Turkle kirjoittaa kirjassaan Reclaiming Conversation tutkimuksesta, jonka mukaan itse asiassa keskustelu lisää paitsi innovaatioita myös yrityksen tuottavuutta.

Yksinään kopissa sähköposteja lähettelevä varsin ahkeralta vaikuttava työntekijä ei olekaan se ideaali, johon organisaation kannattaisi pyrkiä.

Kuten Buser toteaa: ”Innovaatioissa olennaista on tieto, joka syntyy ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa ja jonka avulla päästään uuteen oivallukseen.”

En väitä, että tämä vuorovaikutus tapahtuu vain ja ainoastaan kokouksissa. Mutta väitän, että kokous on jo olemassa oleva helppo työkalu tähän, jos osaamme käyttää sitä paremmin. Ja arvostamme siihen käytettyä aikaa oikein.