86H

Se mikä ei tapa, vahvistaa? Korjaavan palautteen antamisen jalo taito

Helsingin Sanomat uutisoi 25.4.2016, ettei pelkkä palkka riitä kiitokseksi. Ja että kiitoksilla ja rakentavalla palautteella on myönteisiä vaikutuksia työntekijöiden työmotivaatioon ja suoritukseen, kun taas huonosti annettu korjaava palaute tai välinpitämättömyys johtaa työntekijöiden sisäisen palon sammumiseen.

Onko tämä oikeasti vielä tänä päivänä jollekin yllätys? Ainakin koko sen ajan, kun itse olen ollut työelämässä, ja sen voi kyllä laskea ennemmin vuosikymmeninä kuin yksittäisiä vuosina, tästä on toitotettu säännöllisin väliajoin. Itsellänikin on roikkunut työhuoneen ja joskus jopa kodin jääkaapin ovessa erilaisia muistilappuja palautteen antamisen karikoista ja kultaisista säännöistä.

Miksi tästä sitten yhä uudelleen uutisoidaan? Miksi palautteenanto, joka on muuten sekä kiittämistä että korjaavan palautteen antamista, on yhä niin vaikeaa – varsinkin kun useiden tutkimusten mukaan työntekijät suorastaan janoavat rakentavaa palautetta?

Eli kaikki haluavat korjaavaa palautetta mutta kukaan ei halua sitä antaa. Mikä siinä pelottaa? Viimeisimpien neurotieteellisten tutkimusten mukaan korjaavan tai negatiivisen palautteen antaminen aiheuttaa todellista fyysistä kipua, niin palautteenantajassa kuin vastaanottajassakin. Useimpia esimiehiä pohdituttaa ns. korjaavan palautteen antamisessa työntekijän reaktiot. Mitä jos se alkaakin itkeä ja luhistuu lattialle? Tai entäpä jos se alkaakin arvostella takaisin? Reaktioiden lisäksi huolta aiheuttaa se, ymmärtääkö työntekijä palautteen sisältöä.

Ymmärrys palautteesta ei ole yksin työntekijän vastuulla. Ei ole ihme, että palautetta on vaikea vastaanottaa tai se koetaan epäreiluksi, jos saatu palaute ei liity mitenkään yhdessä esimiehen kanssa sovittujen tavoitteiden saavuttamiseen. Ja sanomattakin on selvää, että epämääräisten ympäripyöreyksien sijaan on esimiehen syytä olla valmistautunut antamaan palautetta, joka pohjautuu yksilöitäviin tosiasioihin eikä esimerkiksi ikinä palautteensaajan persoonaan.

Entäpä sitten ne itkupotkuraivarit? Milloin rehellisestä korjaavasta palautteesta tulee lahja ja milloin siitä tulee rangaistus? Kyse on mitä suurimmassa määrin siitä tavasta, jolla palaute annetaan ja siitä, kuinka usein palautetta annetaan.

Houstonin yliopiston professori ja “Daring Greatly” -kirjan kirjoittaja Brené Brown on todennut, että esimies on valmis antamaan palautetta silloin, kun hän on valmis istumaan palautteensaajan viereen, ei häntä vastapäätä, ja silloin, kun hän on valmis laittamaan keskustelun kohteena olevan ongelman heidän molempien eteen, ei heidän väliinsä.

”Jos kehityskeskustelu on ainoa hetki antaa palautetta, ei sitä kannata tehdä edes silloin”, totesi minulle ystäväni, joka hieman vastentahtoisesi valmistautui käymään tiimiläistensä kanssa ”korporaation” velvoittamia vuosittaisia kehityskeskusteluja. Hän näet kävi kehityskeskustelua tiimiläistensä kanssa ihan päivittäin. Myös Josep Folkman on kuvannut jatkuvan palautteenantamisen hyötyjä vertaamalla niitä etuihin, joita GPS tarjoaa suhteessa paperiseen karttaan. Molemmat kyllä kertovat suunnan, jonne haluat mennä, mutta GPS kertoo sen lisäksi nykyisen sijaintisi. On paljon helpompaa edetä oikeaan suuntaan, kun tietää, missä sillä hetkellä on.

Ja lopuksi siitä kiittämisestä ja kannustamisesta. Me tarvitsemme – sen korjaavan palautteen lisäksi – kiitoksia ja kannustusta. Pygmalion efektiä on tutkittu paljon sekä koulumaailmassa että yrityselämässä. Sen mukaan esimiehen korkeat odotukset vaikuttavat alaisen suoriutumiseen positiivisesti ja alhaiset odotukset vastaavasti negatiiviseksi. Innostuneita ja työssään onnistuvia työntekijöitä luodaan sillä, että esimiehet luottavat heidän potentiaaliinsa ja osoittavat tätä luottamustaan palautteen avulla. Ja me tarvitsemme sitä kiitosta enemmän kuin kritiikkiä. Sekä onnellisten avioparien ja tehokkaiden tiimien keskuudessa tehtyjen tutkimusten perusteella optimaalinen suhdeluku on viisi kiitosta jokaista annettua kritiikkiä kohden. Joten hyvät esimiehet, suitsuttakaa kiitoksia tiimeillenne, kiitos ei ole kirosana.

PS. Ja sen jääkiekkovalmentajienkin suosiman hampurilaismallin voi nyt jo unohtaa. Eli ei paketoida rakentavaa palautetta kehujen keskelle. Se ei kuulosta kovinkaan rehelliseltä ja kaiken lisäksi vesittää varsinaisen palautteen. Kiitokset kiitoksina, ja ne toiset, ne myös omana itsenään.