Anniina_Sulku_tumma

Monimutkaisuus tappaa yrityksen kyvyn menestyä

Alle kuusi ja puoli tuntia. Sen verran keskivertoesimiehellä on aikaa tehdä keskeyttämätöntä työtä viikossa.

Vaikka meitä ei huvittaisi, työaika kuluu usein nopeaan reagointiin, sähköpostisälään ja satunnaisten tulipalojen sammuttamiseen. Hommia tehdään limittäin ja lomittain, vaikka tutkimukset kertovat, että multitaskaus tekee meistä tehottomia.

Teknologia on vauhdittanut työn tekemistä. Samalla se on tahattomasti monimutkaistanut elämäämme. Voimme tehdä asioita nopeammin ja olemme koko ajan tavoitettavissa, jolloin päivät kuluvat jatkuvassa hälytystilassa ja asioiden priorisointi unohtuu.

Työn monimutkaisuus stressaa monia.

Kokemus oman työn arvokkuudesta katoaa, jos työ on tehty liian monimutkaiseksi eikä itselle synny tunnetta: minä pärjään ja hallitsen tilanteen.

Ellun Kanojen kumppani, newyorkilaisen innovaatioyrityksen Futurethinkin perustaja Lisa Bodell on kirjoittanut kirjan Why simple wins. Bodellin uusin kirja tekee yrityksille konmarit. Se on manifesti yksinkertaistamisen puolesta. Bodellin mielestä monimutkaisuus tappaa yritysten kyvyn innovoida ja menestyä.

On luonnollista, että kun organisaatio kasvaa, se monimutkaistuu. Bodell kirjoittaa kirjassaan, kuinka uusi esimiestaso lisää työpaikkaan keskimäärin puolentoista työntekijän työmäärän, mikä tarkoittaa lisää tehtäviä ja lisää monimutkaisuutta.

LISÄÄMME ITSE MONIMUTKAISUUTTA

Työelämä on entistä epävarmempaa ja epävarmuus luo monimutkaisuutta. On helpompi rakentaa olemassa olevan päälle toimenpiteitä ja kehittää kehitettyä, kuin räjäyttää jo olemassa oleva ja korvata se jollain aivan muulla.

Monilla työpaikoilla vallitseekin Bodellin sanoin Tukholman syndrooma.

Meistä on tullut monimutkaisuuden vankeja. Koska haluamme tuntea turvaa ja säännöllisyyttä, lisäämme kontrollia ja suojelemme huomaamattamme organisaatioidemme monimutkaisuutta.

Radikaalejakin yksinkertaistamiskokeiluja on tehty. Tekstiiliyhtiö Gabel kokeili viikkoa, jolloin työntekijät eivät saaneet lähettää yhtäkään sisäistä sähköpostia. Eräs yhtiö lanseerasi päivittäisen sähköpostikiintiön, jolloin työntekijöiden kannatti aloittaa päivänsä tärkeimmillä työtehtävillä. Toisaalla päätettiin yläraja sille, kuinka monta työntekijää saa osallistua samaan kokoukseen.

Bodell kertoo myös yhdysvaltalaisesta analyytikkoyhtiöstä, jossa alaisten piti tehdä joka viikko kaksi päätöstä itse, ilman esimiehen hyväksyntää. Jos esimieheltä kysyttiin asiaa, johon esimiehen hyväksyntää ei tarvittu, esimies sanoi, että tämä on juuri sellainen päätös, jonka voit tehdä itse. Vähitellen ihmiset uskalsivat tehdä itsenäisiä päätöksiä ja alkoivat ottaa vastuuta projekteistaan – ja samalla aikaa vapautui tärkeämmille asioille.

Suomalaiselle tällaiset kokeilut voivat tuntua liikaa ylhäältä alaspäin ohjaamiselta. Yksinkertaistamisen ei kuitenkaan tarvitse lähteä yhteisestä säännöstä, vaan jokainen meistä voi muuttaa omaa työtään.

TESTAA, TEETKÖ HOMMIA LIIAN MONIMUTKAISESTI

Mistä tietää, tekeekö töitä liian monimutkaisesti? Lisa Bodell on listannut kirjassaan varoituksenmerkkejä:

  • Odotan, että sovittuja prosesseja noudatetaan ilman poikkeuksia.
  • Käytän usein jargonia töissä.
  • Pidän toistuvia, sisällöltään kertautuvia palavereja kollegoideni kanssa.
  • Pidän palavereja ilman agendaa.
  • Odotan, että tiimini osallistaa minut aina päätöksentekoon.
  • Olen aloittanut viimeisen 6 kk aikana projektin, jolla ei ole selvää tavoitetta tai vastuuhenkilöä.
  • En anna usein palautetta töistä tai tehtävistä, jotka vastuutan muille.
  • Lähetän usein sähköposteja, joissa on usea kappale ja, jotka vievät merkittävän ajan lukea.
  • Sähköpostit, joita lähetän sisältävät usein kolme tai yli vastaanottajaa.

Yksinkertaisuus ei kuitenkaan ole pelkkiä toimenpiteitä, Bodell teroittaa, vaan parhaimmillaan yritykselle luontainen ajattelutapa, joka näkyy ja tuntuu läpi organisaation. Steve Jobs kiteytti tämän hyvin sanoessaan:

“I’m actually as proud of the things we haven’t done as the things we have done. Innovation is saying no to 1000 things.”

Mitä tekisit, jos voisit käyttää koko työpäivän juuri niin kuin itse haluat, Bodell kysyy. Monet mitä luultavimmin katsoisivat huomista pidemmälle ja tekisivät jotain, jolla on työssä aitoa merkitystä. Edistäisivät yrityksen strategiaa, kehittäisivät uusia tuotteita tai ratkaisisivat työtä haastavia ongelmia.

Yksinkertaisuudesta onkin tullut yritysten kilpailuetu.

Matala organisaatiohierarkia, vastuun jakaminen työntekijöille, kyky tehdä päätöksiä ripeästi ja vähäinen byrokratia ovat esimerkkejä siitä, miten yritys voi kasvussakin välttää turhan monimutkaisuuden. Ja kun homma pelaa talon sisällä, asiakkaallekin välittyy positiivinen kokemus asioinnin helppoudesta ja vaivattomuudesta.


ANNIINA SULKU